Micro CRM

Ce Micro CRM, vous apporte des fonctionnalités pour:

  1. Enregistrer votre liste d’entreprises
  2. Enregistrer pour chaque entreprise sa liste de personnes de contact
  3. Enregistrer et suivre les historiques des échanges divers avec les entreprises
  4. Faire un suivi global de l’historique avec toutes les entreprises
  5. Définir les catégories de segmentation des entreprises
  6. Importer des données préparées sur un tableur externe

L’ensemble est concentré sur une seule page, donc son utilisation est vivement déconseillée sur les tablettes et les mobiles.

1. Entreprises

La gestion des entreprises est composée d’un seul tableau, avec les informations suivantes:

  • Nom de l’entreprise
  • Catégories auxquelles elle se rattache
  • Un lien direct pour le site web, si celui-ci est défini
  • Une priorité de traitement, entre 0 et 3, plus les initiales du collaborateur qui s’en occupe
  • Une case à cocher, nommée « Fait? », mais dont l’interprétation vous est libre
  • Les coordonnées géographiques (adresse, localité, pays…) et moyens de contact (email, téléphone, site)
  • Des informations de contrôle (observations, information active, dernière actualisation…)

Les colonnes du tableau sont organisées pour une vision plus rapide de l’information essentielle. Toutes sont éditables, sauf le lien rapide pour le site et la date d’actualisation.

Le tableau dispose de 8 champs de filtrage cumulés, c’est-à-dire qu’en sélectionnant par exemple « Priorité: 3 Haute » ainsi que « Pays: Suisse », seules les entreprises de Suisse pour lesquelles la priorité est marquée à « 3 Haute » seront listées dans le tableau.

2. Contacts de l’entreprise

Chaque entreprise peut avoir plusieurs personnes de contact.

Pour lier une ou plusieurs personnes à une entreprise, il faut en premier sélectionner l’entreprise dans le premier tableau et ensuite ajouter les personnes dans le tableau des contact de l’entreprise.

Ce tableau comprend les colonnes:

  • Politesse, nom et prénom de la personne
  • Sa fonction dans l’entreprise et un indicateur pour informer si elle est un contact principal
  • Les moyens de la contacter: téléphone et email
  • Un champ pour des observations diverses

La première colonne est l’ordre de visualisation dans le tableau, ajustable par « cliquer-déplacer-lâcher ».

3. Historique

L’historique est le registre des différents échanges que vous avez avec l’entreprise.

Vous devez sélectionner une entreprise dans le tableau des entreprises, afin de voir l’historique des échanges avec elle, en ordre descendant de date, y ajouter de nouvelles lignes ou éditer les lignes existantes.

Ce tableau comprend les colonnes:

  • Date de l’événement ou de l’échange, ainsi que les initiales du collaborateur
  • Description de l’échange
  • Nom de la personne de contact avec qui a eu lieu l’échange, choisie parmi les contacts de l’entreprise
  • Un contrôle pour indiquer que l’événement ou échange peut être considéré comme terminé (Fini?).
  • Les deux suivantes permettent de définir une suite éventuelle, avec une date de suivi et sa description

Exemples:

    1. Vous envoyez un simple mail de vœux de fin d’année: vous cochez « Fini? »
    2. Vous envoyez un mail de présentation de votre prestation et attendez une réponse: vous ne cochez pas « Fini? » et vous inscrivez une date limite de suivi, ainsi que « A relancer si pas de réponse » dans la colonne de suivi.
    3. Vous avez une réponse à votre mail précédent, vous marquez l’événement comme fini et créez une nouvelle ligne avec, par exemple, le téléphone que vous allez passer la semaine prochaine.

4. Historique global

Cet avant-dernier tableau est surtout un outil de suivi de tous les événements, utile pour chercher plus rapidement quelque chose de particulier.

Par défaut, le filtre « En suspens » est coché, pour ne montrer que les historiques ayant une date de suivi et  dont la case « Fini? » n’est pas cochée (échange/événement non terminé).

Vous pouvez modifier le filtre, choisir une année initiale et/ou une finale. Il faut alors cliquer sur le bouton vert pour resserrer la recherche.

5. Catégories

Ce dernier tableau vous permet de définir vos propres catégories, pour classer et filtrer les entreprises. Il a à peine trois champs: l’ordre des registres, le nom de la catégorie et sa description.

a) Après avoir modifié les catégories, rafraîchissez la page (avec F5)
b) Si vous changez le nom d’une catégorie, vous devrez ajuster toutes les entreprises qui indiquaient l’ancien nom

6. Importation depuis Excel ou un autre tableur

Vous pouvez importer des données dans la table des Entreprises  de la base de données, en les ayant préparées sous la forme d’un tableau en texte, avec une ligne par entreprise et une information par colonne.

Dans votre tableau, les colonnes doivent être, dans cet ordre:

  1. Nom de l’entreprise
  2. Catégorie (suivant les catégories définies dans le dernier tableau du micro CRM ou vide)
  3. Téléphone
  4. Email
  5. Adresse et rue (pas de retour de ligne!)
  6. NPA
  7. Localité
  8. Région
  9. Pays
  10. Site Web (doit commencer par http:// ou https://)
  11. Observations (une seule ligne, sans retour)

Trucs et astuces:

  • Vous pouvez créer une ligne avec les entêtes des colonnes dans votre tableur, mais elle ne devra pas être incluse dans la copie
  • Une ligne par entreprise
  • Si vous n’avez pas les informations, les champs peuvent laissés vides
  • Aucun champ ne peut contenir un retour à la ligne ou une tabulation (Tab)
  • Si vous utiliser un simple éditeur de texte, les champs de données doivent être séparés par une tabulation (Tab)

Opérations

  1. Préparez votre tableau, soit dans un tableur, soit dans un éditeur de texte
  2. Copiez-le avec Ctrl+C
  3. Ouvrez le menu Actions dans le tableau des entreprises du micro CRM
  4. Collez d’origine dans le champ texte avec Ctrl+V
  5. Vérifiez qu’il n’y ait pas un dernier retour de ligne à la fin des données
  6. Cliquez sur le bouton « Importer »
  7. L’importation se fait et le popup vous montre chaque ligne importée avec un OK
  8. S’il rencontre une erreur, il le mentionne et arrête l’importation.

6. Exemple

Nom Catégorie Téléphone Email Adresse NPA Localité Région Pays Site WEB Observations
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