Mode d’emploi du Super Canevas de modèle de projets

Le Super Canevas de modèle de projets est un outil de réflexion, de documentation et d’impression des bases d’un projet, ou de sa logique. Il est la combinaison de plusieurs approches, plus riche en informations, tout en restant le plus « digeste » possible. Il est disponible sous la forme d’une affiche en format A1, pour des séances de brainstorming en équipe, en format A3 ligné, pour un travail en petit groupe. Il est aussi intégré dans la plateforme design.my-sbm, pour que vous puissiez le faire évoluer au fil du temps.

Il est composé de six grands domaines (lignes), décomposés en plus petits blocs, le tout vous incitant à répondre aux questions fondamentales sur votre projet, avant de réellement rentrer dans une phase de planification. Nous vous présentons ici un parcours logique dans ces blocs, même si vous êtes libres d’aborder les questions selon vos préférences. Dans chacun des blocs, contentez-vous de donner des mots-clés, sans formuler des phrases entières, afin de favoriser la compréhension et la réactivité du groupe.

Les valeurs partagées de votre organisation

Cela peut vous paraître surprenant de commencer par ce domaine-bloc, mais son importance est capitale, car les valeurs que vous partagez au sein de votre organisation font partie de son ADN. Ce sont elles qui influenceront tout son fonctionnement. Les questions à vous poser sont :

• Quelles sont nos profondes motivations?
• Quelles attitudes voulons-nous mettre en avant?
• Quels sont les principes que nous défendons?
• Quels sont les aspects non négociables?

Le contexte du projet

Votre projet sera exécuté dans un contexte bien spécifique, voire deux ou trois, et ces contextes peuvent influencer considérablement votre projet. Réfléchissez entre autres aux contextes :

• Géographique
• Climatique
• Politique
• Economique
• Social
• …

Ses bénéficiaires et leurs problématiques

Orienté par l’ADN de votre organisation, votre projet cherche à répondre

• À des problématiques
• Pour des bénéficiaires définis
• Dans un contexte déterminé
• À partir de votre domaine d’intérêt ou d’expertise

Notez qu’une problématique peut être autant un problème à résoudre qu’une opportunité à développer.

Des problématiques aux objectifs et impacts

« S’il n’y a pas d’impact, il n’y a que du vent! » Tout comme un problème peut engendrer une série de conséquences néfastes, sa résolution peut apporter des résultats, permettant d’atteindre des objectifs spécifiques et qui provoqueront des impacts bénéfiques à long terme. Essayez les questions suivantes :

• Le projet livre des biens et des services, oui, et alors?
• Ils permettent d’atteindre l’objectif recherché, oui, et alors?
• L’objectif atteint provoque de changements… c’est les impacts!
• Qui va financer le projet (les clients *)?

Ce quintet (bénéficiaires + problématiques + objectifs + impacts + clients) est indissoluble et indispensable dans tout projet qui cherche à remplir une mission, à être réellement utile. L’outil « Arbres de problèmes et objectifs » est particulièrement adapté pour cette réflexion sur le trio problématiques-objectifs-impacts.

Des livrables qu’il faudra distribuer aux bénéficiaires

Les livrables forment le dernier élément de la mission de votre projet, les autres blocs pouvant être considérés comme faisant partie de sa logistique. Les livrables de votre projet seront-ils :

• Des biens (équipements, infrastructures…)?
• Des produits de consommation (alimentation, habillement…)?
• Des services (santé, éducation, hébergement…)?
• Un mix de tout ça?
• « La mission de votre projet est de livrer des [Livrables] à [Bénéficiaires] dans l’objectif de [Objectifs], visant [Impacts] »

Réfléchissez aussi par quels canaux de distribution vos livrables parviendront aux bénéficiaires.

Décomposition des livrables

Cette activité sera le cœur de la planification et de la gestion de votre projet. Dans le Super Canevas, vous vous contenterez d’en aborder sa logique, à un premier niveau, en vous posant les questions suivantes :

• Quels sont les gros composants de mes livrables (comme une voiture est composée de châssis, roues, moteur, sièges…)?
• Quels sont les gros blocs de travail pour chacun de ces composants?
• Quelles sont les principales activités pour chaque bloc de travail?
• Et quels sont les durées et les délais envisagés?

La communication, une activité fondamentale

Sans une bonne communication, votre projet risque de partir à la dérive. Posez-vous les questions suivantes :

• Avec qui le projet doit communiquer?
• Qu’est-ce qui sera communiqué?
• Dans quel sens (émission / réception)?
• Par quels canaux de communication?
• A quelle fréquence?

Des ressources et des coûts

Pour distribuer les livrables de votre projet, il faut en premier pouvoir les produire :

• Avez-vous besoin de ressources de production (matière première, énergie, emballages, services externes) ?
• De quelle infrastructure aurez-vous besoin (locaux, équipements, moyens de transport, communication, etc.) ?
• Qui sont les personnes capables de les produire ? Des collaborateurs internes ou des prestataires externes ?

Quels sont les coûts impliqués par chacune de ces ressources dans le budget du projet ?

Les parties prenantes

« Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » (proverbe africain) En plus de ses bénéficiaires, de ses clients et de ses collaborateurs internes ou externes, votre projet peut compter avec :

• Des partenaires
• Des alliés
• Des influenceurs
• Des détracteurs
• Des donateurs *
• Des fournisseurs…

Qui sont-ils et comment votre projet va-t-il interagir avec eux ? *   Pour les projets dans le cadre de coopération au développement ou d’aide humanitaire, il est fréquent que l’organisation recoure à des collectes de fonds auprès de donateurs, puis les attribue aux différents projets, selon les besoins et les urgences. Dans ce cas, il n’y a pas de réel client payant pour les livrables du projet et les ressources financières se trouvent dans les parties prenantes.

Ne pas les oublier : qualité et risques

La qualité dans votre projet est d’autant plus importante que les possibilités de correction sont limitées dans le temps. Réfléchissez aux points suivants :

• Quels sont les points où la qualité est cruciale?
• Quand devons-nous le mesurer?
• Quelles sont les sources tangibles de mesure?
• Comment évaluer la qualité, avec quels indicateurs?

Notez que les deux dernières questions s’appliquent de façon identique pour les objectifs et les impacts. Quand aux risques, c’est en général le point le moins apprécié en gestion de projets. Et pourtant ils existent et s’ils sont mal gérés, ils peuvent être fatals pour le projet. Dans ce bloc, annotez simplement quels sont les événements perturbateurs qui pourraient se produire et causer le plus de dégâts au projet (tout en restant plausibles!).

En résumé

Le parcours de « bon sens » dans  le Super Canevas de modèle de projets peut se dérouler comme suit :

1. Rappelez-vous les valeurs qui animent votre projet et dessinez le pourtour du contexte
2. Définissez
   1. Le « Pour qui » (bénéficiaires et clients)
   2. Et le « Pourquoi » (problématiques, objectifs et impacts)
3. Distribuez les livrables et communiquez
4. Décomposez et planifiez les grands jalons
5. Evaluez les principales ressources et estimez le budget
6. Etablissez la liste des principales parties prenantes
7. Terminez en réfléchissant à la qualité et aux risques

Lexique des blocs

Consultez le mode d’emploi téléchargeable via le menu « Ressources / Documents à télécharger », ou en cliquant sur le titre de chacun des blocs dans la page d’édition de votre Super Canevas.