Gestion d’événements et envoi de mails

L’envoi d’invitations à des événements programmés par le centre, de rappels ou de remerciements fait appel à quatre éléments:

1. Un mail type, utilisable pour divers événements, tel qu’une invitation, un rappel ou un remerciement
2. L’événement avec sa description, plus les dates de début et de fin
3. Un lieu, physique ou virtuel
4. La liste des personnes invitées à l’événement ou inscrites spontanément, lorsque celui-ci est accessible aux personnes du centre, de tous les centres ou au public en général

Mail type

Il vous est possible d’écrire divers mails type, très génériques, avec les diverses formules de politesse, objectifs et signatures.

Le mail type est, en quelque sorte, un chablon dans lequel vont s’insérer les autres éléments de l’événement. Ce sont :

• @description: le contenu descriptif
• @lieu: le lieu préférentiel ou choisi
• @date: la date de l’événement
• @heure: l’heure de l’événement
• @duree: la durée prévue
• @places: le total de places disponibles

Lors de l’envoi de mails à une liste de personnes sélectionnées, en relation à un événement défini, vous pouvez retoucher le mail type choisi et son titre, ainsi que la description de l’événement ou encore le lieu.

Le mail type peut aussi spécifier l’inclusion automatique de deux boutons permettant au destinataire de répondre positivement ou négativement à une invitation ou rappel. Les deux boutons le redirigeront vers une page de My-SBM, qui utilisera un paramètre cryptographié pour actualiser la liste des inscriptions à l’événement.

Un mail type comporte les champs suivants :

1. Le nom, en usage interne pour la sélection
2. Le titre / sujet, un texte court
3. Le contenu, un texte formaté, permettant des hyperliens
4. L’inclusion des boutons d’inscription, une case à cocher

Voici un exemple simple d’invitation à une séance de comité :

Hello toutes et tous,

Nous avons notre prochaine séance de de comité, le @date à @heure.

@description

Elle aura lieu par:

@lieu

Bonne journée,

Claude

Lieux

Vous pouvez définir les divers lieux où se déroulent vos événements, ils comportent les champs suivants:

1. Le nom, en usage interne pour la sélection
2. Le lieu, un texte formaté, permettant des hyperliens (par exemple le lien vers une carte Google Maps)

Voici un exemple de lieu:

Adresse:
   – c/o MindOnsite
   – Av. de la Gare 10, 4^ème étage
   – 1003 Lausanne
   – Carte Google Maps

Evénements et inscriptions

La page de gestion des événements se compose de deux parties :

1. La liste des événements du centre
2. La liste des personnes invitées et/ou inscrites pour l’événement sélectionné dans la liste.

Evénements

Un événement comporte les champs suivants :

1. Le type, selon une liste prédéfinie :
   1. Conférence, en salle
   2. E-conférence, visioconférence
   3. Formation, en salle
   4. E-formation, à distance
   5. Atelier, en salle
   6. Séance, en présentiel
   7. E-séance, à distance, y-compris par téléphone
2. Le public cible, selon une liste prédéfinie :
   1. Invités, seules les personnes ayant reçu un mail peuvent s’y inscrire
   2. Centre, après s’être connectée, toute personne du centre peut voir l’événement et s’y inscrire.
   3. Centres : toute personne ayant un compte sur MySBM peut s’y inscrire.
   4. Public : toute personne, avec ou sans compte sur MySBM peut s’y inscrire.
3. Le nom (interne), un texte court
4. La date et l’heure du début, un calendrier
5. Un indicateur (#I) du nombre de personnes inscrites
6. La date et l’heure de fin, un calendrier
7. Le nombre de places disponibles (0 = sans limite)
8. Le lieu préférentiel, dans la liste des lieux définis
9. La description, un texte formaté, permettant des hyperliens

Observation: n’incluez pas dans la description toute référence à une date ou un lieu, de telle sorte que vous pouvez facilement la copier d’un événement à un autre.

Inscriptions

Pour chaque événement de la liste, ce tableau permet :

1. D’inclure des personnes du centre (utilisateurs)
2. D’inclure des personnes non enregistrées sur MySBM
3. De supprimer des personnes de la liste
4. D’envoyer un mail à des personnes sélectionnées
5. De copier des personnes sélectionnées pour un autre événement
6. Et pour chaque personne :
   1. De vérifier l’envoi d’un ou plusieurs mails ou de l’actualiser (contact direct)
   2. De vérifier la réponse par un des deux boutons d’inscription ou déclinaison
   3. De vérifier l’inscription ou de l’actualiser manuellement
   4. De marquer la présence effective à l’événement

Utilisez les fonctionnalités classiques des tableaux, avec les astuces suivantes :

• Pour enregistrer une personne du centre, insérez un nouvelle ligne, puis double-cliquez sur la case Utilisateur, écrivez une partie de son nom et sélectionnez-la. Son nom et email seront incluses automatiquement et visibles après la prochaine relecture.
• Pour enregistrer une personne externe au centre, insérez un nouvelle ligne, puis enregistrez seulement son nom et email dans les colonnes respectives.
• Les personnes peuvent être aussi insérées dans le tableau en les copiant à partir d’un autre événement ou à partir de la liste des utilisateursdu centre.

Analyse financière préliminaire

L’analyse ci-dessous est très simplifiée et ne considère pas tous les détails. Cependant, en vous projetant dans deux ans et en estimant vos ventes et dépenses, vous aurez une perception globale de la viabilité de votre projet, même s’il n’y a aucune garantie.

Vous avez cinq ensembles d’informations à fournir:

• Les paramètres de base
• Les prestations que vous allez vendre
• Vos charges fixes
• Votre équipe et leurs salaires
• Les diverses t’aches autres que celles de production

En bas de la page, vous pourrez générer un rapport avec les divers calculs.

1. Paramètres

1. La TVA – Taxe sur la Valeur ajoutée, en %:
   1. 0, si vous serez exempt, en dessous du chiffre d’affaires de CHF 100’000.-
   2. 2.5, taxe réduite, p.ex. pour la nourriture
   3. 3.7, taxe spéciale pour l’hébergement
   4. 7.7, pour les autres produits et services
2. Divers et imprévus, dépenses additionnelles en % du chiffre d’affaires brut
3. Charges sociales moyennes (part de l’entreprise), en %
4. Moyenne d’heures travaillées par mois, pour un emploi à plein temps

2. Recettes et coût unitaire de production

Pour le calcul de votre chiffre d’affaires brut et de vos charges variables, il vous faut lister toutes les prestations que vous vendrez, avec:

1. Son nom, éventuellement repris de la liste de vos prestations
2. Son prix de vente unitaire moyen
3. Une très courte description des charges directement liées au volume de production
4. Le coût moyen unitaire de production (matière première, espaces, transport…)
5. La durée moyenne de travail pour la production d’une unité (attention, si 10 unités sont produites simultanément sur une durée X, alors la durée de production sera X divisé par 10)
6. La quantité d’unités vendues par période (choisie ci-dessous)
7. La période nécessaire pour vendre le nombre d’unités (informé ci-dessus):
   1. Par jour
   2. Par semaine
   3. Par mois
   4. Par année
8. Le nombre de mois par année pendant lesquels vous êtes opérationnel, influençant ainsi le total des ventes, sauf si votre période choisie est « Année »

3. Charges fixes d’exploitation et amortissements

Dans ce tableaux, considérez les charges fixes les plus importantes, en dehors des salaires qui feront l’objet d’un tableau séparé. Listez ces éléments, en informant:

1. Son nom, en vous inspirant de la liste de vos « Ressources d’infrastructure »
2. Le coût unitaire (pour la période définie en 4)
3. La quantité requise (pour la période définie en 4)
4. La période considérée pour la dépense, en:
   1. Jour
   2. Semaine
   3. Mois
   4. Année
5. Le nombre de mois par année pendant lesquels vous êtes opérationnel, influençant ainsi le coût total des ventes, sauf si votre période choisie est « Année », par exemple, vous pouvez louer une salle 6 mois par an, à CHF 1’000 par mois.

4. Charges de personnel

Même si les charges de personnel pourraient être considérées comme des charges fixes, il est important de faire la liste de tous les postes, en informant:

1. Le nom du poste, en vous inspirant de la liste de vos « Ressources RH »
2. Le salaire brut mensuel, pour un emploi à plein temps (100%)
3. Une indication si les personnes travaillant à ce poste reçoivent un 13^ème salaire
4. La force de travail (ou nombre) en emplois à plein temps  (par exemple, 1.6 pour 2 coaches à 80%)
5. La durée moyenne du poste en mois par an (p.ex. un stagiaire pourrait ne rester que 6 mois sur les 12)

5. Tâches récurrentes, autres que de production

La viabilité de votre projet doit prendre en considération deux choses: 1) la marge nette sera-t-elle positive? 2) aurez-vous les forces vives pour produire ce que vous avez prévu?

Les temps de production seront calculés grâce aux informations que vous aurez fournies au point 2. Par contre, il existe toute une série de tâches récurrentes en dehors de celles de production, qui consomment un nombre d’heures non négligeable.

Listez ces tâches dans le dernier tableau, avec:

1. Le nom de la tâche (p.ex. déplacements)
2. Le temps pour exécuter cette tâche, pendant la période donnée
3. La période considérée en jours, semaine, mois ou année

Par exemple, 2 heures de déplacement par jour, 4 heures d’administration par semaine, 16 heures d’inventaire par an…

Résultats

En cliquant sur le lien en bas de la page, vous obtiendrez les calculs, projetés :

• Pour les 4 tableaux financiers: sur l’année, puis leurs moyennes sur le trimestre et finalement sur le mois. 
• Pour les tableaux concernant les heures nécessaires et disponibles, les projections sont mensuelles, en considérant:
  • Une moyenne mensuelle, en diluant les heures sur 12 mois
  • Un maximum, en ne considérant que les mois productifs

Les tableaux sur les heures nécessaires et disponibles vous indiqueront si vous avez estimé correctement vos ressources humaines.

Rapports sauvegardés

Vous avez un espace d’historique de rapports, vous permettant d’en sauvegarder jusqu’à 50. Ils sont automatiquement classés par ordre inverse de date d’émission.

Dans la version d’accès libre, il ‘existe qu’un seul type de rapport. Dans la version premium, plusieurs types de rapport existent, ce qui justifie la possibilité de filtrer les rapports par leur nom.

Le code d’accès, généré aléatoirement, permet à une autre personne que vous d’accéder à la copie du rapport sauvegardé, sans avoir besoin d’aucune autre information. Elle n’aura donc aucune possibilité d’accéder à vos informations personnelles.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez faire un double-clic sur la cellule qui contient le code et le copier. Ensuite vous pouvez le transmettre à votre coach ou tuteur par mail, Skype, par Whatsapp ou tout autre moyen. Une modification accidentelle du code ne sera pas sauvée.

Pour voir votre rapport sauvegardé, cliquez sur le lien de la dernière colonne. Votre rapport sauvegardé sera ouvert dans une nouvelle page, éventuellement plus facile à imprimer ou à copier dans un document texte.

Images: CC Noon Project

Acteurs externes

Autour de votre organisation, il y a des acteurs externes, autres organisations ou personnes, qui peuvent vous soutenir d’une façon ou d’une autre. Ils ou elles peuvent jouer des rôles divers, tels que:

• Partenaires, organisations ou personnes intéressées à collaborer avec votre organisation, chacune fournissant en complémentarité une partie des prestations pour le même public cible. En général, les partenaires établissent des règles de partage du travail et de répartition des revenus.  
• Alliés, organisations ou personnes, sympathisantes de la vôtre, susceptibles de la mettre en avant, auprès de leurs propres clientèles ou publics cibles. Leurs interventions et la vôtre peuvent être faites simultanément, mais chacun est responsable de sa partie.  
• Prescripteurs, personnes ou organisations mettant en avant votre organisation et ses prestations, par pure sympathie, sans relation directe entre ce qu’elles font et ce que vous faites.  
• Influenceurs, généralement des personnes, sympathisant avec votre organisation et ayant une certaine notoriété, capables d’influencer positivement vos publics cibles. Ce sont souvent des « faiseurs d’opinion ».  
• Financeurs, des organisations ou des personnes, externes à votre organisation, prêtes à vous soutenir financièrement dans des conditions privilégiées, telles que des prêts sans intérêts, des mécènes, des fondations prêtes à vous subventionner, des dons, etc.  
• Fournisseurs, des organisations vous fournissant des services ou des produits, par exemple de la matière première, à des conditions particulièrement favorables, dans le but de vous soutenir.
• Opposants, des personnes ou des organisations pouvant entrer en opposition, conflit ou contradiction en étant réfractaire au modèle d’affaires ou de projet.
• Sceptiques, des personnes ou des organisations pouvant freiner le modèle d’affaires ou le projet par leur influence, leur résistance au changement et leurs inquiétudes.
• Silencieux, des personnes ou groupes de personnes, acteur importants dans le modèle, mais souvent peu consultés et n’ayant que peu de possibilité d’apporter leur contribution.